相信很多請代理記賬公司做記賬報(bào)稅的老板都知道，每個(gè)月記賬公司的專員都會打電話聯(lián)系你。問你要“單據(jù)”、“憑證”。等等！這時(shí)候很多老板都會很疑惑。
每個(gè)月我忙生意都來不急呢，那里有時(shí)間忙這個(gè)??！再說我都不懂是什么??！
那么，代賬公司專員所說的單據(jù)到底是什么？憑證又是什么??？老板們平時(shí)應(yīng)該收集哪些票據(jù)給代賬公司入賬呢？
首先賬簿是由具有一定格式而又互相聯(lián)系的賬頁所組成，用以全面、系統(tǒng)、連續(xù)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，是編制財(cái)務(wù)報(bào)表的依據(jù)，也是保存會計(jì)資料的重要工具。
憑證又稱會計(jì)憑證，是指能夠用來證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并據(jù)以登記賬簿、具有法律效力的書面證明。
會計(jì)憑證很多種，按其填制的程序和用途不同來劃分，可以分為原始憑證和記賬憑證兩類。
原始憑證，又稱單據(jù)，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)。原始憑證是進(jìn)行會計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)，是會計(jì)資料中最具有法律效力的一種證明文件。
記賬憑證，又稱記帳憑單，是指會計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計(jì)分錄后所填制的會計(jì)憑證，作為登記賬簿的直接依據(jù)。
因此代賬公司問老板們要的“單據(jù)”，準(zhǔn)確的說應(yīng)該是叫做“原始憑證”。
所謂原始憑證
常見的有發(fā)票、送貨單、車票等等，是最初的記賬依據(jù)。
而代賬公司專員會根據(jù)您提供的這些原始憑證，按照會計(jì)準(zhǔn)則經(jīng)過記錄、核算、匯總，每個(gè)月做成一本小冊子，這就成了記賬憑證。
整理出來的小冊子大概就是這樣的：
就是這么簡單，這下可以理解了吧！
究竟哪些票據(jù)算“原始憑證”，能入賬呢？
1．發(fā)票(最多的，也是常常被提起的)；
2．外企業(yè)開具的收據(jù)；
3．財(cái)政非稅收入專用收據(jù)；
4．中國人民解放軍或武警部隊(duì)的財(cái)務(wù)專用收據(jù)；
5．醫(yī)院、學(xué)校等使用的專用收據(jù)等；
6．捐贈收據(jù)；
7．銀行、郵政、鐵路等部門收費(fèi)憑據(jù)等；
8．企業(yè)內(nèi)部自己的工資表、獎(jiǎng)勵(lì)單、付款單、收款收據(jù)、成本核算資料、實(shí)物發(fā)放資料等；
9．資產(chǎn)被盜報(bào)警資料、法院裁定(判決、調(diào)解書)等。
去超市買東西，去餐館吃東西，電腦會直接出一張小票，是這個(gè)嗎？
不！小票不是原始憑證，發(fā)票才是。
不對呀，不是要最原始的證明嗎？人家都是先給小票，然后再根據(jù)小票去開的發(fā)票呀？而且小票上還有準(zhǔn)確的時(shí)間、金額和明細(xì)！
但，小票上少了一個(gè)最重要的因素：誰買的這些東西。
因此，小票不是原始憑證，發(fā)票才是?，F(xiàn)在稅局查發(fā)票查的嚴(yán)，有一些發(fā)票品名寫的比較籠統(tǒng)的，就要附上小票一起作為原始憑證。
發(fā)票可以作為入賬憑證，老板們都知道，可是很多地方不給開發(fā)票，就沒法入賬了嗎？
當(dāng)然不是。發(fā)票作為最常見的原始憑證，但并不是只有發(fā)票才能入賬：像是蓋有財(cái)政票據(jù)監(jiān)制章的行政事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù)，醫(yī)院使用的專用收據(jù)等，都是可以入賬的；倉庫常用的物料領(lǐng)用單、入/出庫單等等，也都可以算是原始憑證。
那原始憑證有什么要求呢？
答：簡單的說：原始憑證分為外來原始憑證和自制原始憑證兩種：外來原始憑證常見、如：購貨發(fā)票、送貨簽收單、托運(yùn)單等等；自制的原始憑證。如：出入庫單、工資表、材料收發(fā)存匯總表、預(yù)提費(fèi)用、待攤費(fèi)用、生產(chǎn)成本計(jì)算表、產(chǎn)品銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)表等。自制原始憑證如工資表、預(yù)提費(fèi)用等，通常需要單位負(fù)責(zé)人簽字。
因此無論是哪些原始憑證，都必須要具備以下“六要素”：
① 記錄要真實(shí)。原始憑證所填列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和數(shù)字，必須真實(shí)可靠，符合實(shí)際情況。
② 內(nèi)容要完整。原始憑證所要求填列的項(xiàng)目必須逐項(xiàng)填列齊全，不得遺漏和省略。
③ 手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員簽名蓋章，對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章，從外部取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章。
④書寫要清楚、規(guī)范。原始憑證要按照規(guī)定填寫，文字要簡明，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化漢字。大小金額必須相符且填寫規(guī)范，小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)書寫，不得寫軍號筆字，在金額額前要填寫人民幣符號“ ”，人民幣符號“”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白，金額數(shù)字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或簽定“-”。
⑤編號要連續(xù)。各種憑證要連續(xù)編號，以便查考。如果憑證已預(yù)先印定編號，如發(fā)票、支票等重要憑證，在寫壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”章，妥善保存，不得撕毀。
⑥不得涂改、刮檫、挖補(bǔ)。原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
那我平時(shí)要準(zhǔn)備哪些票據(jù)給代賬公司？
答：1.首先是與收入相關(guān)的，比如公司銷售物品，給客戶開的發(fā)票的記賬聯(lián)，以及對應(yīng)的出庫單、送貨單。
2.再來就是與成本相關(guān)的，比如公司購買原材料、運(yùn)輸貨物等，取得發(fā)票的發(fā)票聯(lián)，以及對應(yīng)的入庫單、供應(yīng)商的送貨單。
3.還有就是銀行出具的一些單據(jù)也可以作為原始憑證。包括：對公賬戶的銀行對賬單、利息單、匯款單、現(xiàn)金繳款單等。
4.此外，一些公司日常必要開支所取得的發(fā)票也可以入賬：如租金、電話費(fèi)、購進(jìn)固定資產(chǎn)、辦公用品、員工差旅費(fèi)等。
5.最后，一些收據(jù)也可以入賬，如各類押金收據(jù)、 現(xiàn)金收款收據(jù)。
所以，老板們不用為了入賬而到處買發(fā)票，平時(shí)只要注意多收集這些單據(jù)，就不用為了抵費(fèi)用而犯愁了！
那如果我把取得的原始憑證丟失了怎么辦呢？
答：從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開具單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
